الارسالة الادارية:
وثيقة رسمية تحدد جملة من الأفكار يجب تريبها حسب خطة معينة و منهجية منطقية واضحة المعالم
تصدر عن إدارة ما في اتجاه شخص أو إدارة أخرى
مميزات الأسلوب الإداري
التجرد
المجاملة
المسؤولية
المنطق
الموضوعية
البساطة
الحذر
الوضوح
الإيجاز و الدقة
الاختصار (التلخيص)
القواعد الأساسية لتحرير الرسالة الإدارية
الحالة الأولى الحالة الثانية
المحرر للوثيقة هو المبادر هناك علاقة بين المرسل و المرسل إليه مسبقا
(طلب معلومات، عرض سلعة) (الرد على رسالة أو تبعا لاجتماع أو مكالمة هاتفية)
تسمح الرسالة الإدارية إما بإعطاء أو طلب استقبال معلومات
القواعــــد
القواعد الأساسية لتحرير الرسالة الإدارية وعددها : 06
1- احترام الشكليات
2- صيغة المناداة
3- التوقيع الخطي
4-خاتمة الرسالة و عبارات المجاملة
5-عدد الملحقات و الوثائق المرفقة
6--الأعداد يشار إليها عن طريق الأرقام
تقديم " البنية الشكلية " للرسالة الإداريـــة
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية (الدمغـة)
الوزارة
الطابع بـ...........في............20
الوزيــر
الرقــم (الرقم التسلسلي) (المكان والتاريخ )
إلى السيد المديـــر المرسل إليه (أو صيغة المناداة)
الموضوع
المرجع(المراجع)
الوثائق المرفقة
المقدمة..............................................................................
......................................................................................
تحليل الموضوع.................................................................. (صلب الموضوع)
.......................................................................................
الخاتمـة..............................................................................
تقبلوا سيادة (سيدي،السيد)...................................................... (عبارة المجامـلــة)
الوزير (صفة المرسل)
الاسم واللقب
الوثائق المرفقة: - الخــاتم
- التوقيع
-
الدمغـة: * في أعلى و وسط الصفحـــة.
الطابـع: * يحـدد الجهـة المرسلـة .
* في أعلى و على يمين الصفحـة.
* عادة ما يكون مطبــوع.
الرقم: * يحدد رقم التسجيل التسلسلي للرسالة.
* يسمح بالعثور على آثار الرسالة بسرعة.
المكان والتاريخ: * في أعلى وعلى يسار الصفحة.
* مبدئيا تاريخ الرسالة هو تاريخ توقيع المرسل.
المرسل إليه : * في أعلى و وسط الصفحة (ميلا إلى اليسار).
الموضــوع: * يحصر موضوع الرسالة (جملة مختصرة).
* أسفل الطابع.
المرجع(المراجع): * يذكر المرسل إليه برقم وطبيعة ومضمون الرسالة السابقة.
عبارات المجاملة: * العبارة الأولى تسمح بافتتاح الرسالة والثانية بإنهائها .
التوقيـــع: * يحدد صاحب الرسالة .
* وصفة الموقع.
* الاسم واللقب منسوخين بالآلة الراقنة (عادة الاسم يشار إليه بالحرف الأول).
* يبين الجهة المرسلة .
الوثائق المرفقـة: * تحدد عدد وطبيعة الوثائق.
• أسفل التوقيع (ميلا إلى اليمين ) أو أسفل المراجع
لـكل شـخـص أسلـوبه الخـــــاص فــــــــي الـكتـابة و الذي مـن خلا لــــــه نـكتـشـف
"الـبـصـمة الـشخـصيـة " فـي محرراتـه.
فـيـقـال عـن الذي يتـوفـر عـلى أسـلوب واضـح ، شـاعـري ،أدبـي و ذي الـمـحـاسن البديـعة و الجـمالـية ، أنـه ذي حظ،أمـا عـن الذي يفتقـد هـذا الحظ ، فيـقال عـن أسـلوبـه أنـه ركـيـك ،غـامـض، مـلتـو و غـير دقيـق، هـل هـي قـضـيـة موهـبـة إذن؟ أو قـضـــيـة حـظ؟ بالطـبـع ليـــس هـذا ولا ذاك، ففـن التـــحـريـر يـكتـسب بـــــــــمعـرفـة القـواعــــــد الأساسيـة للكـتابـة ثـم بالخـبرة الـتي لا تتأنى إلا بالممـارسـة.
فـن الفـقرة و الجـملـة:
تتـشكل كل رسالة مـن مجمـوعة فقـرات تتضـمن عـدة جـمل و التي مـن خـلالـها يتم ترتيب الأفكـار و تنسيقـها، فيقـال عـن الأسلوب أنـه" ليس إلا تدرج و ترتيب للأفكـار".
الفـقرة:
إنها وحـدة منطقـية لسلسلة مـن الجمل المتناسقـة، يمكن أن تكـون لـها ثلاثة أهداف:
1-التعلـيق على وضع قائـم، من خلال تحديـد الأسباب و النتـائج مـع إمكانية الاسـتدلال
بأمـثلة.
2- بلورة الفكـرة مـن خلال اللجـوء إلى المبـررات و الأمثلة ، مستعملين في آن واحـد حروف الاتـصال أو كلمـات التنسـيـق مثل إذن، عليــه، بالمقـارن,بـما أنـه......
3- الإجابة عـن السؤال الجوهري بتقديـم شـروحـات أو تبـريـر الموقـف المتخـذ.
الرسالة هي وثيقة رسمية ، محررة باسم الموقع إن كانت شخصية ، و باسم المرفق الغام أو المؤسسة إن كانت إدارية.
مميزات الأسلوب الإداري:
تعريف الأسلوب الإداري :
يختلف الأسلوب الإداري عما هو متعارف عليه في الأسلوب الأدبي . فالأســـلوب الإداري هو أسلوب يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة بالوظيف العمومي ، و هو ما تجعله يــــشكل مجالا مستقلا ، ينفرد بخصائص مميزة ، و كذا بصيغ و قواعد خاصة.
مميزات الأسلوب الإداري:
التجـرد: ليس ثمة مكان لكل الألفاظ و كل العـــــــبارات الغير الـــــــموضوعية أو العامية
أو المبتذلة أو المثيرة للانفعال في الأسلوب الإداري، بل و حتى النسق الصوتي يـــــجب أن يتسم بالجدية و الرسمية.
المجاملة : يجب أن يتحلى محرر الوثيقة الإدارية بحسن الالتفات و اللباقة . فبالرغم من كون الإدارة ملزمة في الكثير من الأحيان بالإجابة سلبا على عدد من الطلبات و العرائض
إلا أنها تسعى دائما إلى إضفاء صفة التحفظ أو الاحتراس على ردود من هذا القبيل حتــى يبقى الأمل لدى أصحاب هذه العرائض قائما.
المسؤولية : كل القرارات الإدارية ممضية من طرف ممثلي السلطة العامة و بالــــــــتالي تكتسي طابع الرسمية . لذلك فان التحرير الإداري بعيدا كل البعد عن كل ما هو مجهول ، غامض أو مبهم ، و يتعين على موقع الوثيقة أن يكون معلوما حتى يتحمل مسؤولية مـــا يكتب ، تطبيقا لمبدأ المسؤولية ذاته.
المنطق : يجب عرض الوقائع و الحيثيات بصفة عقلانية و منطقية ، حسب أهميتها المتصاعدة (التركيز على الفكرة الأساسية لاستخلاص النتائج التي تفرض نفسها نطقيا) .
الموضوعية : لا يجب أن يعتد تحليل محرر الوثيقـــة الإدارية إلا على الوقائع المجــردة
بعيدا عن كل المؤثرات الخارجية كالأحكام المسبقة أو الانحياز لجهة معينة فالإدارة مرفق عمومي مهمتها خدمة الصالح العام لا المصالح الخاصة .
البساطــــــة: يقال أن الأسلوب البسيط هو الأسلوب الأحسن والأصعب للتحــــــقيق لذلك وجب على محرر الوثيقة الإدارية أن يمتنع عن اللجـوء إلى الأسلوب الــــــــــبيروقراطي
المعقد فالهدف ليس إثارة إعجاب القارئ بل تبليغه الفكرة في أسلوب يتسـم بالبـــــــساطة
وتناغــم في الألفـــاظ يكون في متناول العامة من القــراء .
الـحـــــــــذر: يمتاز التحرير الإداري بالحـــذر الذي يعد ميزة لصيقة بســــــــــموا لإدارة
وهيبـة الدولة فمبـدأ المسؤوليـة يتنافى تماما مع الخطــأ .
الوضوح ،الإيجاز والدقـة: أهمية الوضوح والدقة والإيجاز أمر أكبر في التحرير الإداري
فكل ما هو مشكوك فيه أو غير متأكد منه يجب سرده بتحفظ كبير في حين أن كــــــــــل ما هــــــو مؤكد وموثوق فيه يجب أن يرد غي أ ألفاظ دقيقة بعيدا عن كل حشو في الكـــــلام
لا طائل تحته.
الاختصار أو التلخيــص: يجب أن تتضمــن الوثيقــة الإداريـة كــــل العناصر الضروريــة لحسـن فهم العرض المقدم ولكن يجب كل ما كان ممكـنــا اختصار الجـــــــــمل أو تجزئتها وكـــذا الابتعاد عن حشــو الكـلام وتكـرار القـول والإطنـاب والإسهـاب .
وعليه,يجب تنظيم الفقرة حسب الحالتين التاليتين:
الحالة الأولى: نؤكد منذ البداية على الفكرة أو العنصر الجوهري ثم نأتي إلى تحليل
و شروحات معمقة للعنصر هذا، وهو ما من شأنه شد و إلفات انتباه القارئ.
الحالـة الثانية: ندرج و نركز على الفكرة أو العنصر الجوهري في آخر الفقرة ، وهـــو ما من شأنه ترسيخ الفكرة أو العنصر الجوهري في ذهن القارئ.
الجملــــــة: بنيتها بسيطة (اسم + فعل + مفعول به) و إن كانت أعـــــقد نجد مـــــــــضافا إليه,مفعول معه,نعت......
الهدف من الجملة الإعلام و الإقناع ، مع شد انتباه القارئ و ترسيخ الفكرة في ذهنه ، شأنها في ذلك شأن الفقرة وفق المبدأين التاليين:
المبدأ الأول : لكي لا يضيع القارئ في متاهات الجمل الطويلة ، يجب استعمال جـــــــملا قصيرة ، واضحة و دقيقة.
المبدأ الثاني : يجب التذكير أو التلميح لجوهر الموضوع في بداية الجملة لتعريف القارئ بسرعة عن مفادها ، كما يجب استعمال كلمة جوهرية أو فكـرة أساسية في نهاية الجملة.
و لتبيان تسلسل الأفكار و ترابطها ، نلجأ إلى حروف و كلمات الاتصال و التنسيق.
تصحيح أخطاء الأسلوب و الصيانة:
تحسين الأسلوب، هو قبل كل شيء إعداد فقرات متناسقة منطقيا ، و تحرير جمل سليمة مع التأكيد على الالتزام بقواعد النحو و الصرف.
يتعلق الأمر كذلك ، باستعمال الكلمة المناسبة ، تفادي التكرار (عدم اللـــــــجوء إلى المترادفات) ، فتصحيح الأخطاء النحوية.
القواعد الأساسيـة لتحريـر رسالـة إداريــة:
ثمة عدة وضعيات يمكن أن تشكل دافعا لتوجيه رسالة إدارية ويمكن التمييز بين حالتين من حيث العلاقات بين المرسل – المحرر للرسالة الإدارية – والمرسل إليه –القـــــارئ-
الحالة الأولى:المحرر للوثيقة هو المبادر – طلب معلومات عرض سلعة...-
الحالة الثانية : هناك علاقة بين المرسل والمرسل إليه مسبقا – الرد على رسالة أو تبعا لاجتماع أو مكالمة هاتفية...-
فبصفة عامة فإن الرسالة تسمح إما بإعطاء أو طلب إستقبال معلومات .
ستـة *06* قواعـد أساسيـة لتحريــر الرسالـة الإداريــة :
1- احترام الشكليات : الدمغة،الطابع، الرقم التسلسلي،صيغة المناداة،الموضوع،المراجع . . .
2- صيغة المناداة: السيد، المحترم...يجب أن يعاد إدراجها كلية في عبارة المجـــاملة نحو: تقبلوا سيـدي ، سيــدي المحتــرم...
3- التوقيـع الخطـي يجب أن يتواجـد أسفل اسم المرسل المنسـوخ بالآلـــة الراقـــــنة .
4- خاتمة الرسالة وعبارات المجاملة يجب أن تكـون في نفـس الصفحة.
5- عـدد الملحقـات والوثائـق المرفقـة يجـب أن يحـدد بدقـة.
6- الأعــداد يشـار إليهـا عن طريـق الأرقـام .
ملاحظـــة :
- التواريــخ والمواعـيـد * المهل* يشـار إليهـا بالحــروف .
- المبالـغ الماليــة يشــار إليها بالأعــداد ثـم بالحــروف الكاملـة
الرسالــة الإداريــة هـي الـتـي تـصـــدر عــن إدارة مــا فـي اتجـــــــــاه شخـــص أو إدارة أخــــرى .
وتتميز بجملـة من الخصائــص سيأتـي ذكــرهـــا:
واستعمال الرسالـة في الحيـاة المهنيـة اليوميـة أصبـح الآن أمـرا شائعـا لأنها وسيلـة تلبي حاجـــــيـات
التبليـغ الأساسيــة فالرسالـة في واقــع الأمــر ما هي إلا مجموعـة من المعلومـات تأتـي في شكـل موضوعــي وفق نظـام محكــم من التمحيـص والدقــة.
وسيجـد الـدارس هنـا المعلومـات المتصلـة بكتابـة الرسائـل المقننـة التـي بلـور الاستعمال أشكــــالـها
بصفـة نهائيـة والتقيـد بقواعـد كتابـة الرسائل الرسميـة أمر فرضـه الاستعمال الواسـع وتواضـع النـاس في شأنــه
* الإقنـاع والإستمالـــة:
إن غـرض الإقـنـاع والاستمالة من الأهـداف التي تتوخاهـا كل رسالـة ومن ثم فهـي تستنـد علـى أدوات الإقنـاع المختلفـة وهذه الأدوات ينبغـي أن تكيـف على حسـب الوضـع الـذي تـتصـل بـه وعلى حســب المكانــة الاقتصادية والاجتماعية للشخـص المتلقـي ولابـد من مراعـاة حسـن استعمال القواعـد المضبوطــة الخاصـة بتقديـم البـلاغ فهي تسهم إلى حد بعيد في جعله مقنعــا.
• تقديـــــم الـبـــــــلاغ:
ولتسهيـل فهم الرسالـة ، ينبغي الاهتمام بجانب العرض والشكـل ، مثل نوعية الكتابـة ، من حيث وضوحها و مراعاتها لقواعد الصرف و النحو و الإملاء ،و قواعد الترقيم.
ولعل أهم ما يجعل أيّ بلاغ مكتوب أقدر على النفاذ و أعظم نجوعا هو التقيد بما يلي:
يستحسن أن يكون نصّ البلاغ متآلفا من ألفاظ سهلة ، متداولة، و عبارات موجزة و من المفيد تجنب الألفاظ الغريبة و الكلمات المستحدثة التي لم يشع بعد استعمالها
ينبغي تجنب الخيال ، و ما يترتب عنه من مجاز و صور بيانية، لأن ذلك قد يسبب
لبسا في المعنى،و غموضا فيه.
• لغة الرسالة الإدارية
تكون لغة الرسالة الإدارية –بصفة عامة-لغة سهلة مألوفة، في مستوى لغة الصحف و المجلات، أو أرقى منها قليلا. و من المعلوم أن للغة الواحدة مستويات متعددة ، أرقاها هو مستوى الأدباء و كبار الكتاب ، و أدنــــاها هـــــو مستوى الصحافة .فإذا كان الأدباء يتفننون في استنباط المعاني و ابتكار الأخيلة ، فإن الصحفيين يعــــــــبرون عن المعلومات دون أي اهتمام بتنسيق المبنى و تجويد المعنى،إلاّ في القليل النادر. و لكن المحرر الإداري إذا لم يــــــكن مدعوّ إلى تجويد معانيه و تنميق أساليبه ،فإنه مطالب بالتعبير بدقة عن البلاغ الذي يرغب في إيصاله.
و كما هو الشأن في جميع فروع المعرفة، فإن للإدارة عددا كبيرا من المصطلحات ينبغي للمحرر أن يـــــعرف مدلولها الدقيق.
مضمـون الرسالة
الإطناب و الحشو من الصفات المرفوضة في الرسالة ذات الطابع الإداري،لذلك ينبـــغي أن ’يسوغ كل معنى وجوده فيها ، و ’يقحم في نسيجها ما لا صلة له بهدفها.فالإيجاز إذا هو الصفة الـــتي يجب أن يلتزم بها المحرر.
لكن الإيجاز المطلوب ، ينبغي أن يصل إلى حد الإخلال بالمعنى
انفراد الرسالة الواحدة بموضوع واحد
لا يجوز أن تشتمل الرسالة الواحدة على أكثر من موضوع واحد، فإذا كان عليـــــــــنا أن نراسل جهـــــــة واحدة في مواضيع متعددة فينبغي إفراد رسالة واحدة لكل موضوع.
عناصر الرسالة الإدارية
كل رسالة إدارية تشتمل على العناصر الآتية :
اسم المرسل أو صفته
عنوان المرسل
تاريخ الرسالة
اسم المرسل إليه و صفته و عنوانه
المرجع: و هو جملة البيانات المتعلقة بمراسلة سابقة.
الموضوع: في شكل عنوان موجز، و ينبغي أن يعبر بوضوح عن مضمون الرسالة ، مثل:
طلب عمل – استدعاء- الجرد السنوي - تربص مغلق...
عبارة النداء.
نص الرسالة.
عبارة التحية الختامية.
توقيع المرِسل و ختم المصلحة
أقسام نص الرسالة
يتألّف نص الرسالة من ثلاثة أقسام تتكرر في جميع الرسائل –إلاّ ما نستثنيه فيما بعد-و هي:
عبارة النداء، نحو:سيدي مدير الموظفين...
صلب موضوع الرسالة.
عبارة التحية الختامية.
و قد سبق الحديث عن شروط تحرير صلب الموضوع .و فيما يلي بعض الإرشادات الخاصة بعـــــبــارة النداء ،و التحيات الختامية.
عبارات النداء :ويوضحها الجدول التالي الذي يشتمل على عبارات النداء التي يصلح استعمالها
في الرسالة ذات الطابع الإداري، على حسب و وظيفة المرسل إليه:
وظيفة المرسل إليه و صفته
إذا كان المرسل إليه:
- طبيبا
- أستاذا
- فقيها/عالما من علماء الدين
- وزيرا
- سفيرا
- رئيس جمهورية
- رئيس المجلس الشعبي البلدي (1)
عبارات النــداء
الدكتور فلان، السيد...
سيدي مدير عيادة...
سيدي فلان،الأستاذ فلان.
فضيلة الإمام، فضيلة الشيخ.
معالي وزير...
سعادة سفير...
فخامة رئيس الجمهورية.
سيدي رئيس م.ش.ب.
(1) و يجوز استعمال كلمة السيد،نحو:السيد رئيس المجلس...
استهلال الرسالة الإدارية
إن العبارة التي ’تستهل بها الرسالة الإدارية،في الغالب، هي (يشرفني أن...)،و قد تأتي متأخرة في الــــجملة الأولى من النص،مثل:تبعا للإعلان الذي أصدرتموه في... يشرفني أن ...، غير أنه نلاحظ أن بعض الناس يفتتحون رسائلهم بعبارة: (لي الشرف) على أســـــاس أنها مرادف لــ(يشرفني أن)،و هذا خطأ ، فعبارة (يشرفني) تعنـــــي أن في مراسلة من تكاتبه شرفا لك.بخلاف ( لي الشرف)التي لا تدل على معنى المجاملة الذي تحمله الأولى.
غير أته لا يجوز البدء بهذه العبارة في الحالتين الآتيتين :
إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سيئا للغاية،فتبدأ بعبارة(يؤسفني أن)، و أما إذا كان الخبر دون ذلك في السوء ،فيستحسن أن تبدأ بدون عبارة المجاملة ،مثل: لقد قررت مؤسستنا إيقاف استعانتنا بمصــــــــالحكم التقنية...
إذا كانت الرسالة موجه من أعلى إلى أسفل :كأن ترد من مــــــــدير إلى أحد مستـــــخدميه . و في هذه الحالة نستعمل عبارات بديلة، مثل: يطيب لي، يسعدني،إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سارا، مثل: ترقيــــة المرسل إليه مثلا.و يستحسن أن تبدأ بدون العبارات الاستهلالية في الحالات الأحرى،مثل: لقد تقرر تعيينكم عضــوا في لجنة التحقيق في قضية...
عبارات التحية الختامية
تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرَسل إليه.و العبارة المثلى التي تختم بها الرسالة هي العـــبارة التي تناسب المكانة التي يتبوأها المرَسل إليه. و على المحرر أن يحرص أن تكون العبارة التي يختم بها رسالــته عادلة، لا تملق فيها و لا لؤم.
و قد فرض الاستعمال بعض العبارات المتواضع عليها ، و هي عبارات تراعي العلاقة الاجتـــــــماعية ، أو السلم الإداري بين المرِسل و المَرسل إليه.
وتختلف بحسب الحالات الثلاث الآتية:إذا تعلق الأمر برسالة يرسلها:
ند إلى نده
من أعلى إلى أسفل
من أسفل إلى أعلى
و فيما يلي بعض الأمثلة:
الحالات المختلفة
عبارات الاحترام
من ند إلى نده
أرجو أن تتفضلوا سّيدي، بقبول تحيتنا الخالصة.
و تقبلوا سّيدي ، عبارة مشاعر التقدير.
تفضلوا سّيدي، بقبول التحيات السامية.
من أعلى إلى أسفل (إداريا) تقبلوا سّيدي ، ضمانات خالص الاعتبار.
تقبلوا سّيدي ، عبارة مشاعرنا الطّيبة.
تقبلوا تحياتنا الخالصة.
من أسفل إلى أعلى
وتفضلوا سّيدي ،بقبول مشاعر الاحترام و الوفاء.
و تفضلوا سّيدي، بقبول أخلص التحيات.
وتفضلوا سّيدي ، بقبول تحيات الاحترام
استهلال الرسالة الإدارية
إن العبارة التي ’تستهل بها الرسالة الإدارية،في الغالب، هي (يشرفني أن...)،و قد تأتي متأخرة في الــــجملة الأولى من النص،مثل:تبعا للإعلان الذي أصدرتموه في... يشرفني أن ...، غير أنه نلاحظ أن بعض الناس يفتتحون رسائلهم بعبارة: (لي الشرف) على أســـــاس أنها مرادف لــ(يشرفني أن)،و هذا خطأ ، فعبارة (يشرفني) تعنـــــي أن في مراسلة من تكاتبه شرفا لك.بخلاف ( لي الشرف)التي لا تدل على معنى المجاملة الذي تحمله الأولى.
غير أته لا يجوز البدء بهذه العبارة في الحالتين الآتيتين :
إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سيئا للغاية،فتبدأ بعبارة(يؤسفني أن)، و أما إذا كان الخبر دون ذلك في السوء ،فيستحسن أن تبدأ بدون عبارة المجاملة ،مثل: لقد قررت مؤسستنا إيقاف استعانتنا بمصــــــــالحكم التقنية...
إذا كانت الرسالة موجه من أعلى إلى أسفل :كأن ترد من مــــــــدير إلى أحد مستـــــخدميه . و في هذه الحالة نستعمل عبارات بديلة، مثل: يطيب لي، يسعدني،إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سارا، مثل: ترقيــــة المرسل إليه مثلا.و يستحسن أن تبدأ بدون العبارات الاستهلالية في الحالات الأحرى،مثل: لقد تقرر تعيينكم عضــوا في لجنة التحقيق في قضية...
عبارات التحية الختامية
تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرَسل إليه.و العبارة المثلى التي تختم بها الرسالة هي العـــبارة التي تناسب المكانة التي يتبوأها المرَسل إليه. و على المحرر أن يحرص أن تكون العبارة التي يختم بها رسالــته عادلة، لا تملق فيها و لا لؤم.
و قد فرض الاستعمال بعض العبارات المتواضع عليها ، و هي عبارات تراعي العلاقة الاجتـــــــماعية ، أو السلم الإداري بين المرِسل و المَرسل إليه.
وتختلف بحسب الحالات الثلاث الآتية:إذا تعلق الأمر برسالة يرسلها:
ند إلى نده
من أعلى إلى أسفل
من أسفل إلى أعلى
و فيما يلي بعض الأمثلة:
الحالات المختلفة
عبارات الاحترام
من ند إلى نده
أرجو أن تتفضلوا سّيدي، بقبول تحيتنا الخالصة.
و تقبلوا سّيدي ، عبارة مشاعر التقدير.
تفضلوا سّيدي، بقبول التحيات السامية.
من أعلى إلى أسفل (إداريا) تقبلوا سّيدي ، ضمانات خالص الاعتبار.
تقبلوا سّيدي ، عبارة مشاعرنا الطّيبة.
تقبلوا تحياتنا الخالصة.
من أسفل إلى أعلى
وتفضلوا سّيدي ،بقبول مشاعر الاحترام و الوفاء.
و تفضلوا سّيدي، بقبول أخلص التحيات.
وتفضلوا سّيدي ، بقبول تحيات الاحترام
إلغاء التحيات الختامية
و لقد جرت العادة ، في الكثير من الإدارات،على إلغاء التحيات الختامية إلغاء كاملا، عندما يتعلق الأمر بمراسلة داخلية، تجري بين الرؤساء و المرؤوسين. فإذا كتب أحد المرؤوسين إلى رئيسه في السلم الإداري، فإنه لا يختم رسالته بالتحيات الختامية المعهودة و كذلك الحال بالنسبة للرئيس.
و هذه العادة لا تخّل بعلاقات الاحترام التي تربط ، عادة المستخدمين في المؤسسة الواحدة، و لا تحمل في طياتها أدنى قدر من التحقير. و إنما تقطع الطريق على الذين يرغبون في الترقي عن طريق التملق والإفـــراط
في المجاملة .
السلم الإداري
ولا بد من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها، عندما يتــــــــعلق الأمر بالمـــــراسلة الداخلية،وهي احترام السلم الإداري . وذلك يــــعني أنك،إذا وجهت رسالة إلى أحــــــد رؤســــائــــك المباشرين،للإعلام وللإدلاء بالرأي في فحواها عندما يستدعي الأمر ذلك .ويعبر عن ذلك على النحو الآتي،في عنصر المرسل إليه :
نموذج رقم:1
إلى السيد مدير التربية،بوساطة السيد مفتش التعليم الأساسي، بوساطة السيد مدير مدرسة......الأساسية
نموذج رقم:2
إلى السيد مدير الشركة الوطنية للكهرباء والغاز، بوساطة مدير الموظفين، بوساطة رئيس مصلحة الوسائل العامة.
نموذج رقم:3
إلى السيد مدير المالية، بوساطة رئيس مصلحة المحاسبة.
عرض الرسالة
إن عرض عناصر الرسالة شكل لائق ،يسهم إلى حد كبير في تسهيل قراءتها ، و استقبال البلاغ
الذي تتضمنه،و قد اكتسبت الرسالة الإدارية في الوقت الحاضر، بفضل التعديلات التي أدخلت على شكلها، طابعا معياريا ، يتقيد به جميع المحررين،و التقيد بقواعد عرض الرسالة الإدارية ضروري،
لأن هذا التقيد يساعد على:
توصيل البلاغ في أوجز وقت.
تسهيل تصنيف الرسالة و ترتيبها.
إعطاء صورة حسنة عن الطرف المحرر لها.
وأشهر طرق العرض المعتمدة حاليا في شتى الإدارات ، و على النطاق العالمي،طريقتان:
الطريقة الكلاسيكية و الطريقة الأمريكية.
فأما الطريقة الأولى ، فتعتمد على وضع عناصر الرسالة التي سبق ذكرها كل في حيز مــــعين.
و فيما يلي تفصيل ذلك:
توزيع عناصر الرسالة على الصفحة
حجم الورق المستعمل في الرسالة الرسمية هو 31/21 ،و يفضل استعمال الورق غير المسطر.
و يتم توزيع عناصر الرسالة على الصفحة بالشكل التالي :
التاريخ
يكتب في يسار الصفحة، و في الجهة العليا منها، و تذكر فيه العناصر التالية دائما: الـــــــمكان
و اليوم و الشهر و السنة، نحو: البليدة، في 3 أكتوبر..20
المرِسل
يكتب في يمين الصفحة، في مواجهة التاريخ
المرَسل إليه و عنوانه
يكتب في يسار الصفحة،في الجهة العليا منها،و تحت التاريخ،و يراعي تـرك فراغ محــــــــدود بين العنصرين.
المرجع و الموضوع
يأتيان بعدَ المرسَل إليه،و لكن في أقصى اليمين.
عبارة النداء
تأتي في بداية الثلث الثاني من الصفحة،في الاتجاه العمودي . مع ترك فراغ انطلاقا من يمـــــــين
الصفحة،يساوي خمس الصفحة،في الاتجاه الأفقي.
التوقيع و ختم الإدارة
يأتيان في أسفل الصفحة،في الجهة اليسرى منها،بعد النص مباشرة.
المرسل التاريخ
المرسل إليه
المرجــــع
المـوضوع
الفقرة الأولى
الفقرة الثانية
الفقرة الثالثة
التوقــيع
و أما الطريقة الثانية فتتميز بسهولة تطبيقها، و تعتمد أساسا على ترك فراغ بين عناصر الرسالة،
بحيث يمكن تمييز أي عنصر عن الآخر من النظرة الأولى. و ترتب هذه العناصــــــر على المنوال التالي:
التاريخ
يأتي في أعلى الصفحة في الجهة اليسرى.
المرِسل و عنوانه
يأتي في أعلى الصفحة،في الجهة اليمنى،(إذا لم يكن تصدير الرسالة مطبوعا.
المرَسل إليه و عنوانه
يأتي تحت المرسل مباشرة، و يراعي ترك فراغ بين العنصرين يبلغ نحو سنتيمترين اثنين.
المراجع
تأتي تحت المرسِل إليه.
الموضوع
يأتي تحت المرجع،و قد يأتي معه في سطر واحد.
المرِسل التاريخ
المرَسل إليه
المـوضوع المرجــــع
الفقرة الأولى
الفقرة الثانية
الفقرة الثالثة
التوقيـع
نص الرسالة
يبدأ على بعد 5 سم من طرف الرسالة الأيمن.و تعين الفقرات بترك فراغ بين الواحدة و الأخـــرى
يساوي ضعف ما يترك بين سطر و آخر .و ستأتي نماذج تجد فيها بيانا لما تقدم.
الظرف
يكتب اسم المرسَل إليه و عنوانه في النصف الأدنى من الظرف ، و يلصق الطـــــابع الــــــبريدي،
في الزاوية اليمنى العليا. و مكان الطي في الرسالة يوجه إلى قاعدة الظرف،بحيث لا يـــــــمزق عند استقبال الرسالة.
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
البريد والمواصلات
ولاية:...............
مركز الاشتراك والصيانة بالأبيار
شارع بوقرة_ الابيار
الهاتف:
المرجع:
سيدي,
تبعا لطلبكم المتعلق بالوصل الهاتفي ،المؤرخ في ....يشرفني أن أعلمكم بان العملية لا يمكن أن تتم ا الآن نظرا الأسباب الآتية:
(1)تشبع مركز......الذي يوصل إليه الخط الهاتفي.
(1)نقص في توافر الحبال الهاتفية التي تخدم المنطقة المعنية.
(1)تعذر البدء حاليا في عملية بناء الخط،نظرا على أن الفرق مدعوة للقيام بأشغال أخرى.
(1)لأن.............................(اذكر أسبابا أخرى عند اللزوم).
إنني أعبر لكم عن شديد أسفنا وإنه يمكن أن تطمئنوا على أن طلبكم مسجل ، وأنه سيلبى ا لاحقا,دون أية حاجة على تجديده.
(1)في اجل أقصاه..............
(1)عندما تسمح الظروف بذلك،في اجل لا أستطيع أن احدده حاليا.
وتفضلوا سيدي ،قبول عبارات تقديرنا السامية
رئيس المركزية الهاتفية الآلية بالابيار
المراسلة العامة والتحرير الإداري
الجــمــهوريــة الجزائرية الديمقراطية الشعبية
ولاية الجزائر
د يوان الترقية والتسيير العقاري
دائرة الحراش
مديرية الديوان_حي 632 شقة عمارة ب/05/محمدية
المرجع:123:م.س/85/د.ت.ت.ع.
مرجعكم:رسالة موافقةرقم241/ب ح/ن م/
مصلحة السكن/85بتاريخ22/05/د.ت.ت.ع ببئر مراد رايس
السيد...........................
الموضوع: طلب تبديل.
سيدي,
تبعا لطلبكم المذكور أعلاه في المرجع،و الذين تطلبون بواسطته رخصة تبديل سكنكم الذي يقع
في...................بسكن السيد..............الواقع بـ............................
يشرفني أن امنح لكم موافقتي لتبديل سكنكم الواقع في العنوان المذكور أعلاه.
تفضلوا سيدي ،بقبول عبارات تحياتي الخالصة.
مدير الديوان
جملة من الأفعال المستعملة عموما
في المحررات
الأفعال المدخلية الإيضاحية الأفعال المستعملة للتعبير عن مواقف الأفعال المستعملة للتشكيك أو الانتقاد
* يعلن * يتمسك * يتعجب
* يقول * يعتبر * يتساءل
* يصرح * يوافق * يشكك
* يشرح * يقترح * ينكر
* يحدد * يتقبل * يعارض
* يفسر * يؤكد * لا يرى
* يجيب * يسجل * لا يصدق
* يبين * يحكم * لا يأمل
* يطلب * يعترف * لا يوافق
* يلاحظ * يوصي * يبدي معارضته
* يخمن * يدافع * يخالف الرأي
* يحتما * يتمنى * يمتنع
* يعرض * يخشى * يطالب
* يسجل * يميل * ينفي
* يذكر * يتكهن * يتبرأ
* يعلق * يفضل * يناقض
* يبدي * يقضي * ينتقد
* يلتمس * يدعم
* يحث * يوحي
* يثير * يؤيد
* لا يوافق
عــــــلامـــات الـــوقـــــف
علامات الوقف في مجال التحرير بـصفة عامـــة. لـها مـكانة هـامة كالتـالي تحــظى
بها الصـيغ الإملائية أو أكثر. لذلك وجب اعتمادها بصفـة مضبـوطة ودقيـقة.فبـناء الجمـل
وإضـفاء المعنى المراد التعبير عنه عليها, لا يتأتى إلا باستعمال
عـلامات الـوقف أو من خلالها.
النقطة: (.) le point : تعبر عن نهاية جملة, بمعنى الـفراغ من تحليل فـكرة مـعينة.
فهي بذلك تـعطي للـــقـارئ إمكانـيـة " استرخاء" لاستيعاب تلك الفكرة قبل الانـتقـال
إلى الفكرة الـمواليـــة.
الفاصلة (,) ( la virgule) : تسمح الفاصلة من تسجيل فترة توقــف بين أجزاء الجــمل
أي فترة "استرخاء ثانوية " تكون أقل مدة من " فترة الاسترخاء" المسجلة بـعد النقطة (تحــليل
الفكرة لم ينته بعد, وما تواجد الفاصلة إلا "فاصلا" بين أجزاء هذا التحليل).
القوسان ( ( ) ) les parenthèses : الجملة أو الكلمة المعـترضة بين قوســين , عادة
ما تهدف إلى تبيان توضيح مرجع أو فكرة أريد عزلها عن الفقرة الأساسية لكونها ثانوية.
الهلالان المزدوجان ( " " ) les guillemets : الغرض من استعمالهما:
- إما تأطير قول للغير, مثل أو مقولة في وضع استشهاد.
- إما إبراز كلمة أو عبارة يكيفها الكاتب بالعامية, أو المبتذلة أو الغير الملائمة
أو التقنية , الخ.
العلامة النجمية (*) astérisque إشارة موجهـة للقـارئ , للرجوع إلى أســــفل
الصفحة قصد الاطلاع على تفاصيل أكثر.
علامة الاستفهام (؟)le point d interrogation : كما يدل عليها اسمها فإنــها تأتي في
خاتمة الجمل أو أجزاء الجمل التي تحمل استفهاما مباشرا.
علامة التعجب ( !) le point d exclamation : تنهي الجملة " التعجبية" , التــي مفادها
إحساس بالانفعال, بالمفاجأة, بالإعجاب , بالاستنكار , الخ...
النقاط المعلقة المتتالية (...) les points de suspension : عكس النقطة وفقط , الـتي
تدل على أن الجملة أو الفكرة قد انتهت , فإن النقط المعلقة تدل على انه يمكن للجملة أن تتواصل.
المطـة(-) les tirets : يمكن استعمالها عوض الأقواس عند التعبير عن الجمل الاعتراضية,
كما تستعمل في المحادثة للإشارة إلى وقوع تغيير في المحاور.
النقطتان المتوازيتان (:) les deux points : تشيران إلى نهاية جملة ,متبوعة بجملة أخرى
تشرحها أو تكملها ( تكون على شكل تعدادي أو على شكل مقولة أو على شكل توضيح)
o
الوثائق المتداولة في الإدارة العمومية
1- شـهـادة عـمـل:
الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة
وزارة الـعدل
مـديريـة الموظفين والتكوين
رقــم:................
شــهــادة عــمــل
أنا الموقع أدناه، مدير الموظفين والتكوين لدى مصالح وزارة العـدل، أشـهد
(أصرح ) بـأن:
السـيــــــد:........................................
يشـغل منـصـب:........................................
منـذ تـاريـــخ:........................................
وإثباتا لذلك , سلمت له هذه الشهادة بناءا على طلبه ليدلي بها عند الاقتضاء، في
حدود ما هو مقرر قانونـا.
حـرر بـ...............في:.................
...................
............................
...................
2- كشـف الـخدمـات:
كشــف الـخدمــات
يشهـد مدير الموظفين والتكوين، الممضي أسـفله،
أن السـيـد (ة):..............................
تاريخ الميلاد :................................
الرتبـــة :...................................................
حسب التفصيـل التـالـي:
- .....................................................
- .....................................................
- .....................................................
وقد سلم له(لها) كشـف الخدمات هذا, ليثبت به ما هو مقرر قانونا ويدلي بـه
عـند الاقـتضـاء.
حـرر بـ...............في:.................
...................
............................
3-
المنشور نمط مكتوب، بواسطته تنقل مؤسسة إدارية أو تجارية مـا بلاغا واحدا إلى عدد كبير من المــــــعاملـــين
.ويمكن أن نقول:
إنه رسالة توزع على نطاق واسع.و يكون المنشور في أيغالب مطبوعا ،و يشتمل على جميع المــــــعلومات التي
تصدر
بها الرسالة الإدارية أو التجارية.غير أنه لا يحتوي على ذكر الموضوع في عنوان مستقل.فنصه يتألف في الغالب
من عدة
فقرات ، تأتي بعد عبارة النداء :
سيدي الموقر
سيدي المحترم
ويختم بتوقيع مطبوع.
و ثمة حالات تلجأ فيها المؤسسات إلى توزيع مناشيرها ،
فأما المنشور الإداري، فيرسل في الحالات الآتية:
بهدف إعلامي بحت،أو بهدف تنفيذ تنظيم معين .
بهدف تعديل تنظيم سابق ،أو بهدف تفسير وشرح إجراءات إدارية جديدة،وتسهيل تنفيذها . والمناشير الإدارية ترد في الغالب من السلطات العليا ، إلى الأجهزة التنفيذية ، بهدف توضيح معالم التطبيق العلمي لتنظيم قرار أو مادة قانونية ما .
أما المنشور التجـاري فيوزع في الحالات الآتية:
عند تأسيس مؤسسة ،أو عند إعادة هيكلتها.
عند تغيير عنوان الشركة،أو عند فتح فروع تجارية جديدة.
عند انطلاق موسم تجاري ما.
عند ظهور منتجات جديدة .
لإعلان عن تخفيض بعض الأسعار ،أو لعرض خدمات جديدة.
4 -
هي إجراء وتصرف إداري, الهدف منها إعطاء تعليمات وتوجيهات في مجال ما, من الرئيــس
إلى المرؤوسين ( تعليمة حكومية, وزارية , ولائية, رئاسي’...)
نشر التعليمات يتم على أوسع نطاق, ويشمل كل من المصالح المركزية و المصالح الخارجــية
تظل التعليمات سارية المفعول إلي حين إلغائها أو تعديلهـــــــا.
5 – القرارات( أو المقررات)
أ- التعيين عن طريق المسابقة على أساس الاختبار:
الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة
الإدارة المستـخدمـة
قرار أو مـقـرر التـعيين عـن طريق
المسابقة على أساس الاختبـار
إن.................
- بمقتضى المرسوم رقم 85-59 المؤرخ في 23 مارس 1985 المتضمن القانون النموذجي
لعمال المؤسـسات والإدارات العموميـة،
- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم 90-99 المؤرخ في 27 مارس 1990 المتعلق بسلــطة
التعيين والتسيير الإداري للموظفين ،أعوان الإدارات المركزية،الولايات،البلديات،والمؤسسات
العمومية ذات الطابع الإداري،
- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم............المؤرخ في...................المتضمن القانـون
الأساسي الخاص .....................,
- بموجب القرار رقم .......المؤرخ في.............المتضمن فتح المسابقة على أســـاس
الاختبار الخاصة بسلك..........................,
- بموجب القرار رقم .......المؤرخ في............المتضمن إعلان النتائج النهائية المتـعلقة
بالمسابقة السالفة الذكر،
- نظرا للمحضر رقم ....... المؤرخ في...........المتعلق بالنجاح الخاص بالتوظــيف في
(رتبة) ..........................(يجب ذكر التخـصص)،
- نظرا لوثيقة إثبات الوضعية اتجاه الخدمة الوطنية رقم.......المؤرخة في..................
- باقتراح من..................................
يــــــــــــــــــقـــــــــــــــــــــــــرر
المادة الأولى : يعين السـيد (ة).................. بصفة متربص في سلك ...................
الرتبة ........................... الصنف....................................
القسم............................ الرقم الاستدلالي............................
ابتداء من تاريخ تنصيب المعني الذي لا يكون سابقا عن تاريخ توقيع على القرار أو المقرر.
المـادة الثانية: يكلف السـيد (ة)....................... بتنفيذ هذا الـــقرار (أو المقرر) الذي
سينشر في سجل القرارات الإدارية.
حرر بـ............في:.................
ب- التثبيـت (الـترسيـم):
الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة
الإدارة الــمســتخـدمـة
قــــرار أو مــقــــرر التثـبيـــت
إن....................
- بمقتضى المرسوم رقم 85-59 المؤرخ في 23 مارس 1985 المتضمن القانون النموذجـي
لعمال المؤسـسـات والإدارات العموميـــة,
- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم 90-99 المؤرخ في 27 مارس 1990 المتعلق بســـلطة
التعيين والتسيير الإداري للموظفين, أعوان الإدارات المركزية , الولايات, البلديات والمؤسسات
العمومية ذات الطابع الإداري,
- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم........المؤرخ في ................المتضمن القانون الأساسي
الخاص.................,
- بموجب القـرار رقم.............المؤرخ في....................المتضمن تعييـــــن
السيد(ة):..........................في رتبة.......................ابتداء من..................
- نظرا لمحضر اجتماع لجنة التثبيت المؤرخ في...................................
- باقتراح من..........................
-
يـــــــــقــــــــرر
المادة الأولى: يثبت السـيد(ة)..........................في سلك..............................
رتبـة...................................الصنف............................... القسـم.................................ابتداء من..............................
المادة الثانية: يكلف السيد(ة)..................................بتنفيذ هذا القرار (أو المقرر)الذي
سينشر في سجل القرارات الإدارية.
حرر بـ............في:.................
ج- تـجديد الإحالة على الاسـتيـداع:
الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة
الإدارة الــمســتخـدمـة
قـرار أو مـقرر تـجديد الإحالة علـى الاسـتيداع
( تربية طـفل صغيـر أو أحد الأطفال أو لمـرض الزوج أو لمتابعة
الدراسـة أو لإغراض شـخصيـــة)
إن....................
- بمقتضى المرسوم رقم 85-59 المؤرخ في 23 مارس 1985 المتضمن القانون النموذجي
لعمال المؤسـسـات والإدارات العموميـــة,
- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم 90-99 المؤرخ في 27 مارس 1990 المتعلق بســلطة
التعيين والتسيير الإداري للموظفين, أعوان الإدارات المركزية , الولايات, البلـــــديات
والمؤسسات العمومية ذات الطابع الإداري,
- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم........المؤرخ في ................المتضمن القانون الأساسي
الخاص.................,
- بموجب القرار رقم............المؤرخ في.....................المــتضـمـن تـثبـيـت
السيد(ة)........................في رتبة........................ابتداء من....................
- بموجب القرار رقم ..........المؤرخ في..........................المتضمن إحــالـــة
السيد(ة)...............................على الاستيداع ابتداء من.............................
- نظرا للموافقة الممنوحـة مـن طرف الـسلطـة المختصـة,
- نـظرا لمـحضر اجتماع لـجنـة التثبيت الـمؤرخ فـي.............................
-باقتراح مـن................................
يـــــــــقــــــــر ر
المادة الأولى: تـجدد فتـرة الإحالة علـى الاسـتيداع للسيد(ة)...........................
لمدة سنة واحدة (1) ابتداء من.....................(تحديد الإحالة على الاستيداع حسب الحالة)
المادة الثانيـة: يكلف السيـد(ة)........................... بتنفيذ هذا القرار الذي سيـنشـر
فـي سجل القرارات الإدارية.
حرر بـ............في:.................
د- الانـتـــداب:
الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة
الإدارة الــمســتخـدمـة
قــرار أو مـقــرر انتداب لدى إحـدى الإدارات
أو المؤسـسات العمومية أو تنظيم عـمومي
إن....................
- بمقتضى المرسوم رقم 85-59 المؤرخ في 23 مارس 1985 المتضمن القانون النموذجي
لعمال المؤسـسـات والإدارات العموميـــة,
- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم 90-99 المؤرخ في 27 مارس 1990 المتعلق بســلطة التعيين
والتسيير الإداري للموظفين, أعوان الإدارات المركزية , الولايات, البلديات والمؤســـسات
العمومية ذات الطابع الإداري,
- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم........المؤرخ في ................المتضمن القانون الأساسي
الخاص.................,
- بموجب القرار رقم............المؤرخ في.....................المــتضـمـن تـثبـيـت
السيد(ة)........................في رتبة........................ابتداء من....................
- نظرا لطلب الانتداب المؤرخ في.........................المقدم من طرف المعني (ة),
- نظرا لموافقة الإدارة المستقبلة بتاريخ.......................
- باقتراح من .............................
يـــــــــقــــــــر ر
المادة الأولى: ينتدب السـيد(ة).........................لمدة...............................
لدى......................ابتداء من...................لشغل مهام....................
المادة الثانية: يكلف السـادة........................كل فيما يخصه بتنفيذ هذا القرار(أو المقرر)
الذي سينشر في سجل القرارات الإدارية.
الرئيسية 
أحدث الصور 
التسجيل 
دخول 
الجمعة يناير 07, 2011 3:19 pm
